Verwaltung von Mängel und Verlusten (Ersatzansprüche)
Bei der Rücknahme der Medien können Mängel und Verluste bei/von Medien erfasst werden.
Der Beschädigungsgrad kann bei dem betroffenen Exemplar in Prozent angegeben werden.
Ein eigener Programmteil unterstützt bei der Kalkulation der Ersatzansprüche, die in weiterer Folge auf das Konto des Schülers als Belastung gebucht werden. Die Ersatzanspruchsschreiben (wahlweise an die Elternadresse) sind individuell definierbar.
Wird ein Buch verspätet (nach Rechnungsstellung) zurückgegeben, kann dieser Verlust rückgängig, der Schüler entlastet und das Buch z.B. auf „verfügbar“ gebucht werden.
Mahnwesen
Die Lernmittelrücknahme kann durch die Funktion „Erinnerung" vorbereitet werden. Lernmittel, die nicht termingerecht zurückgegeben werden, werden über das Mahnwesen zurückgefordert. Die Gestaltung für die Erinnerungen und die Mahnungen kann vom Anwender individuell vorgenommen werden.
Bedarfsplanung
Im „Planungscockpit" werden folgende Einstellungen getroffen:
- Abbilden der Schulstruktur auf Basis derer die Lernmittelzuordnung durchgeführt werden kann.
- Zuordnen der Lernmittel, die pro Jahrgangsstufe zu verwenden sind und,
- Zuordnen der Lernmittel, die pro Klasse zu verwenden sind, und
- Zuordnen der Lernmittel, die für die einzelnen Kurse einzusetzen sind.
Auf dieser Grundlage wird vom System ein Abgleich zwischen dem Lernmittelbedarf und dem verfügbaren Lernmittelbestand durchgeführt. Das Ergebnis dieses Abgleiches stellt den zu beschaffenden Bedarf an Lernmitteln dar. Dieser Bedarf kann selektiert und angepasst, in weiterer Folge in den Erwerb übergeben und von dort den Lieferanten als Bestellung bereitgestellt werden.
Mehrjahresverwaltung (optional)
Alle relevanten Funktionen können für mehrere Schuljahre durchgeführt werden. Zum Beispiel könnte für das nächste Schuljahr eine Simulation auf Basis der aktuellen Schülerzahlen mit angenommenen Änderungen der Schülerzahl oder der einzusetzenden Lernmittel durchgeführt werden.
Verwaltung von Mehrjahresbänden (optional)
Titel können als „Mehrjahresbände“ definiert werden. Es kann eingestellt werden, ob diese jährlich zurückzugeben sind oder beim Schüler verbleiben können. Gleichzeitig wird die Disposition fürs nächste Jahr festgelegt.
LITTERA LM Erwerb (optional)
Ein eigenes Modul sorgt für die Möglichkeit, die Medienbeschaffung direkt mit LITTERA LM abzuwickeln.
Die über dieses Modul erfassten, zu bestellenden Exemplare werden in LITTERA LM angelegt. Die Exemplare erhalten den Status "in Bestellung".
- Bestellung kann gedruckt oder direkt per Mail versendet werden
- Offene und bereits erhaltene Teil- oder Gesamtlieferungen sind übersichtlich dargestellt
- Lieferungen können mit wenigen Mausklicks übernommen werden (der Status der betroffenen Exemplare wird automatisch auf "verfügbar" gesetzt)
- Eingebunden in den Beschaffungsworkflow können Etiketten zur Exemplaridentifizierung und nachfolgenden Verarbeitung mittels Scanner gedruckt werden. Alternativ kann auf Barcodeetikettenservicelieferanten" zurückgegriffen werden, die über die Lieferung von Lernmitteln hinaus, auch die Dienstleistung der Bereitstellung der LITTERA spezifischen Barcodes durchführen.
- Eine Auswertung der katalogisierten Medien nach Lieferant ist möglich